Política de privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE PRECITROL

1. ANTECEDENTES

PRECISION Y CONTROL PRECITROL S.A., con nombre comercial PRECITROL, inició sus actividades en 1997 y presta servicios de instalación, mantenimiento, reparación, calibración y soporte técnico de balanzas y sistemas de pesaje. La compañía mantiene operaciones en Quito y Guayaquil y cuenta con un laboratorio de calibración acreditado bajo la Norma ISO/IEC 17025. En el desarrollo de sus actividades comerciales, técnicas, laborales, contables, de seguridad y calidad, trata datos personales de clientes, prospectos, contactos empresariales, trabajadores, candidatos, proveedores, contratistas, visitantes y otras personas relacionadas.

La presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales (la “Política”) informa los principios, finalidades, bases de legitimación, categorías de datos, destinatarios, medidas de seguridad y mecanismos para el ejercicio de derechos aplicables a dichos tratamientos. La Política debe ser leída de forma íntegra y se mantendrá disponible en los canales definidos por PRECITROL.

2. OBJETO

La presente Política establece los parámetros que deberá observar PRECITROL para tratar datos personales de manera lícita, leal, transparente, pertinente, segura y limitada a las finalidades informadas. También define obligaciones internas para las áreas de Operaciones, Laboratorio, Comercial, Contabilidad, Recursos Humanos, Seguridad y Salud en el Trabajo, Tecnología, Gerencia y cualquier tercero que actúe por cuenta de la compañía.

PRECITROL podrá actualizar esta Política cuando existan cambios legales, regulatorios, tecnológicos, contractuales u operativos. La versión vigente será publicada o comunicada por medios apropiados; cuando un cambio exija un nuevo consentimiento, este será solicitado antes de iniciar el tratamiento correspondiente.

3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PRECISION Y CONTROL PRECITROL S.A. RUC: 1791359038001

Dirección: Av. Rafael León Larrea N24-147 y Vizcaya, sector La Floresta, Quito – Ecuador. Teléfono: (+593) 2 322 7603

Correo corporativo: marketing@precitrol.com

Canal de privacidad: derechoinformatico@erazo-abogados.com

4. LEYES Y NORMATIVA APLICABLES

• Constitución de la República del Ecuador.

• Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP).

• Reglamento General de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

• Regulaciones, resoluciones, guías y criterios emitidos por la Superintendencia de Protección de Datos

Personales.

• Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos.

• Normativa laboral, tributaria, de seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, acreditación y archivo

que resulte aplicable.

• Demás normativa ecuatoriana relacionada con las actividades y tratamientos de PRECITROL.5. DEFINICIONES

• Dato personal: Información que identifica o hace identificable, directa o indirectamente, a una persona natural.

• Dato sensible: Dato cuyo tratamiento indebido puede generar discriminación o afectar derechos y libertades fundamentales, incluyendo datos de salud, biométricos, genéticos, origen étnico, identidad de género, orientación sexual, religión, ideología, filiación política, pasado judicial y otros definidos por la ley.

• Dato biométrico: Dato obtenido mediante un tratamiento técnico específico relativo a características físicas, fisiológicas o conductuales que permite o confirma la identificación única de una persona, como la plantilla asociada a la palma de la mano utilizada para asistencia.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta e instrucciones del responsable.

• Delegado de protección de datos personales: Persona natural encargada de asesorar y supervisar el cumplimiento de la normativa, cooperar con la SPDP y servir como punto de contacto para titulares y autoridad.

• Destinatario: Persona natural o jurídica a quien se comunican datos personales.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad y los medios esenciales del tratamiento de datos personales.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, de forma automatizada o no.

• Transferencia o comunicación: Entrega, consulta, transmisión, difusión, interconexión, cesión o cualquier forma de revelación de datos a una persona distinta del titular, responsable o encargado.

• Prospecto o lead: Persona de contacto empresarial respecto de la cual existe una oportunidad razonable de ofrecer productos o servicios, sujeta a las reglas de información, legitimación y oposición aplicables.

6. OBTENCIÓN DE DATOS PERSONALES

PRECITROL obtiene datos directamente de clientes, contactos comerciales, trabajadores, candidatos, proveedores,  contratistas  y visitantes  mediante  cotizaciones,  contratos,  órdenes de trabajo,  certificados, formularios, correos electrónicos, llamadas, reuniones, página web, WhatsApp Business, eventos, webinars, procesos laborales y controles de acceso o asistencia.

También puede recibir datos indirectamente de fabricantes que remiten oportunidades comerciales en Ecuador; referidos de clientes, proveedores o contactos; campañas gestionadas a través de cámaras de comercio; contactos transferidos por otra empresa a partir de necesidades vinculadas con balanzas; actividades de prospección puerta a puerta; fuentes profesionales o empresariales legítimas; la plataforma Multitrabajos; auditores, asesores y subcontratistas. Cuando la información no se obtenga directamente, se verificará la legitimidad de la fuente y se proporcionará al titular la información exigida por la LOPDP dentro del plazo aplicable.

Los datos de candidatos no seleccionados permanecen, por regla general, en la plataforma de empleo y no se descargan. La información del candidato seleccionado podrá incorporarse al gestor documental y a los sistemas laborales de PRECITROL.

7. CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES

7.1. Datos de identificación y contacto

• Nombres y apellidos.

• Cédula de identidad, RUC u otro identificador.

• Dirección domiciliaria o empresarial.• Teléfonos, correo electrónico y datos de contacto.

• Cargo, empresa, área y relación con el cliente o proveedor.

• Firma manuscrita o electrónica.

7.2. Datos comerciales, técnicos y de servicio

• Historial de contactos, cotizaciones, oportunidades, pedidos, facturas, pagos, postventa y cartera.

• Información incorporada en el CRM Bitrix, el ERP y la base SQL.

• Persona que solicita, coordina, recibe o aprueba trabajos, certificados de calibración o servicios.

• Datos de proyectos, equipos, instalaciones y fotografías técnicas orientadas a propuestas; se evitará captar

personas identificables cuando no sea necesario.

• Registros de webinars, campañas, formularios web, consultas y preferencias de comunicación.

• Información remitida por fabricantes, cámaras de comercio, referidos o contactos empresariales.

7.3. Datos contables, financieros y tributarios

• Datos de facturación y documentos tributarios.

• Cuentas bancarias, medios de pago, retenciones y comprobantes.

• Información contable de clientes, proveedores y trabajadores.

• Datos necesarios para obligaciones ante el SRI, IESS, Ministerio del Trabajo y demás autoridades.

7.4. Datos laborales, académicos y de competencia

• Hoja de vida, experiencia, referencias, títulos, certificados y capacitaciones.

• Contratos, nómina, sueldos, décimos, comisiones, vacaciones, permisos, evaluaciones y documentación

del expediente laboral.

• Registros de ingreso y salida, asistencia, competencias técnicas y evidencia requerida por el sistema de

gestión de calidad.

• Documentos de capacitación administrados por Operaciones y Laboratorio.

• Información de candidatos recibida mediante Multitrabajos.

7.5. Datos sensibles y especiales

• Datos de salud y seguridad y salud en el trabajo administrados con acceso restringido.

• Datos de discapacidad u otra información de salud exigida para obligaciones laborales, prevención o

atención ocupacional.

• Plantillas o patrones biométricos asociados a la palma de la mano para el registro de asistencia.

• Imágenes de videovigilancia de trabajadores, visitantes y otras personas que ingresan a las instalaciones.

•  Fotografías  o  material  audiovisual  del  personal  utilizado  en  campañas,  previa  autorización  cuando

corresponda.

8. BASES DE LEGITIMACIÓN

• Consentimiento: para campañas promocionales cuando sea requerido, invitaciones, uso de fotografías, comunicaciones no vinculadas a una relación previa y otros tratamientos voluntarios. El consentimiento podrá revocarse sin efectos retroactivos.

• Medidas precontractuales y ejecución contractual: para cotizaciones, prestación de servicios, logística, certificación, facturación, postventa, selección, contratación laboral y gestión de proveedores o subcontratistas.

• Cumplimiento de obligaciones legales: para nómina, IESS, contratos, décimos, seguridad y salud en el trabajo, contabilidad, tributación, acreditación, auditoría, conservación documental y atención de autoridades.

• Interés legítimo: cuando, después de una ponderación, resulte necesario para la seguridad física y digital, videovigilancia, continuidad operativa, defensa jurídica, prevención de fraude, gestión de relacionesempresariales  y  prospección  comercial  razonable.  El  titular  podrá  oponerse,  especialmente  a  la mercadotecnia directa.

• Protección de derechos y formulación de reclamaciones: para conservar o utilizar información necesaria en investigaciones, incidentes, procesos administrativos, judiciales o de auditoría.

El tratamiento de datos sensibles observará, además, las condiciones especiales previstas en la LOPDP y se limitará a lo estrictamente necesario.

9. FINES DEL TRATAMIENTO

• Operaciones y logística: planificar visitas, asignar personal, coordinar accesos, rutas, trabajos, recursos, subcontratistas, entregas y actividades con clientes.

• Servicios técnicos y laboratorio: instalar, mantener, reparar y calibrar equipos; gestionar el sistema de calidad; verificar competencias; emitir, conservar y entregar certificados; atender auditorías SAE y asegurar trazabilidad metrológica conforme a ISO/IEC 17025.

• Gestión comercial y CRM: administrar clientes y prospectos, cotizaciones, oportunidades, cartera, ventas, postventa, facturación, historial de interacciones y servicio al cliente en Bitrix, ERP y otros repositorios autorizados.

• Marketing y comunicaciones: realizar campañas digitales, publicidad en Google, mailing mediante Brevo, invitaciones a webinars, segmentaciones, formularios web y respuesta a contactos iniciados por WhatsApp Business. PRECITROL no realizará campañas masivas no solicitadas por WhatsApp; este canal se utilizará principalmente para atender contactos iniciados por el titular o comunicaciones legítimas vinculadas con una relación existente.

• Contabilidad y cumplimiento tributario: procesar facturación, pagos, retenciones, conciliaciones, registros contables, reportes y obligaciones ante autoridades.

• Recursos Humanos: reclutar, seleccionar, contratar, administrar nómina, IESS, décimos, sueldos, comisiones, permisos, vacaciones, desvinculaciones, competencias, certificados, capacitaciones y expedientes laborales.

• Seguridad y salud en el trabajo: gestionar evaluaciones ocupacionales, aptitud, prevención, incidentes, restricciones laborales y documentación de salud con acceso limitado.

• Asistencia y acceso: registrar asistencia mediante biometría y verificar ingresos o permanencia en instalaciones, con prohibición de utilizar los datos biométricos para finalidades diferentes.

• Videovigilancia: proteger personas, bienes e instalaciones, investigar incidentes y conservar evidencia cuando resulte necesario y proporcional.

• Proveedores, asesores y subcontratistas: calificar, contratar, coordinar, controlar accesos, verificar competencias, pagar servicios y asegurar el cumplimiento contractual, técnico y de seguridad.

• Gestión legal y de riesgos: atender derechos, reclamos, auditorías, incidentes, defensa de la compañía, continuidad del negocio, seguridad de la información, estadísticas agregadas y requerimientos de autoridades.

10. TIEMPO DE CONSERVACIÓN

PRECITROL conservará los datos durante el tiempo estrictamente necesario para la finalidad informada y los plazos legales, contractuales, laborales, tributarios, de acreditación, auditoría, garantía o prescripción aplicables. Los plazos deberán documentarse en una tabla de conservación y revisarse periódicamente.

• Los datos de clientes, certificados y proyectos se conservarán mientras sean necesarios para la relación,

trazabilidad, auditorías, garantías y responsabilidades derivadas del servicio.

• La información contable, tributaria y laboral se mantendrá durante los plazos exigidos por la normativa y

mientras puedan existir obligaciones o reclamaciones.•  Los  datos  de  candidatos  no  seleccionados  se  conservarán  únicamente  por  el periodo  informado  o permanecerán en la plataforma de empleo conforme a sus políticas; los datos del candidato seleccionado se incorporarán al expediente laboral.

• Los datos de marketing se conservarán hasta la revocatoria, oposición, baja, rebote permanente, pérdida de

vigencia o finalización de la finalidad.

• Las imágenes de videovigilancia se conservarán por un periodo limitado y se ampliará únicamente cuando

exista un incidente, investigación o requerimiento legal.

•  Los  datos  biométricos  se  conservarán  mientras  sean  necesarios  para  registrar  asistencia  y  cumplir

obligaciones laborales, y luego serán eliminados o bloqueados de forma segura.

Cumplidos los plazos, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados mediante procedimientos seguros y verificables.

11. TRANSFERENCIAS, COMUNICACIONES Y ENCARGADOS

PRECITROL podrá comunicar datos personales a terceros cuando sea necesario para las finalidades descritas, exista una base de legitimación y se respete el principio de minimización. Entre los posibles destinatarios o encargados se encuentran:

• Asesores técnicos subcontratados y subcontratistas de trabajos mecánicos o eléctricos.

• Profesional o proveedor de medicina ocupacional y seguridad y salud en el trabajo.

• Abogados externos, auditores, consultores y técnico de seguridad de la información.

• Auditores del Servicio de Acreditación Ecuatoriano y organismos de control o acreditación.

• Clientes que requieran validar la identidad, competencia o autorización del personal que realizará trabajos

en sus instalaciones.

• IESS, SRI, Ministerio del Trabajo, autoridades administrativas, judiciales o de control.

• Proveedores tecnológicos y de alojamiento, incluyendo Bitrix, Brevo, servicios de Google, Multitrabajos

y otros sistemas autorizados.

• La otra empresa que utiliza el sistema biométrico compartido, únicamente dentro de la finalidad de

asistencia y bajo controles de segregación, acceso y confidencialidad.

Los encargados deberán tratar los datos únicamente conforme a instrucciones documentadas de PRECITROL, mantener confidencialidad, aplicar medidas de seguridad, apoyar el ejercicio de derechos, notificar incidentes y eliminar o devolver la información al concluir el servicio. Cuando exista una transferencia internacional, se verificará el mecanismo de legitimación aplicable, el nivel de protección del destino, las garantías contractuales y las medidas técnicas y organizativas necesarias.

12. DERECHOS DE LOS TITULARES

• Información: recibir información clara sobre el tratamiento de sus datos.

• Acceso: conocer y obtener copia de los datos tratados y de la información asociada.

• Rectificación y actualización: corregir datos inexactos, incompletos o desactualizados.

• Eliminación: solicitar la supresión cuando se cumplan los supuestos legales y no exista obligación de conservación.

• Oposición: oponerse al tratamiento en los casos permitidos, especialmente a la mercadotecnia directa.

• Suspensión: obtener el cese temporal del tratamiento mientras se verifican determinadas circunstancias.

• Portabilidad: recibir o transmitir los datos en formato estructurado cuando se cumplan los requisitos legales y técnicos.

• No ser objeto de decisiones automatizadas: solicitar explicación y revisión humana frente a decisiones basadas exclusivamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o significativos.13. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS Y RECLAMOS

El titular podrá presentar su solicitud al correo derechoinformatico@erazo-abogados.com. La solicitud deberá contener, al menos, la identificación del titular, la descripción del derecho ejercido, los datos o tratamientos involucrados, un medio para recibir respuesta y los documentos de respaldo que resulten necesarios. PRECITROL podrá requerir información adicional únicamente para verificar identidad o aclarar la petición.

Las solicitudes serán atendidas dentro de los plazos legales. Cuando la petición sea improcedente o exista una limitación legal, se informarán de manera motivada las razones. Si el titular considera que no ha obtenido una respuesta adecuada, podrá contactar al delegado de protección de datos y, posteriormente, presentar su reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales.

Para cancelar comunicaciones promocionales, el titular también podrá utilizar el enlace de baja incorporado en los correos enviados mediante Brevo. PRECITROL mantendrá una lista de supresión para evitar nuevos envíos a contactos que hayan ejercido oposición o revocado su consentimiento.

14. SEGURIDAD, CALIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS

PRECITROL establecerá, mantendrá y revisará medidas técnicas, organizativas y jurídicas proporcionales a la naturaleza de los datos, el volumen, el contexto, las finalidades y los riesgos para los titulares. Las medidas deberán cubrir todo el ciclo de vida de la información y aplicar los principios de protección de datos desde el diseño y por defecto.

14.1. Medidas organizativas

• Asignación de funciones y accesos según necesidad de conocimiento y mínimo privilegio.

• Compromisos de confidencialidad, capacitación periódica y reglas para el uso de información comercial,

laboral, técnica y sensible.

• Contratos de encargo y evaluación de proveedores que acceden a datos personales.

• Procedimientos de conservación, bloqueo, eliminación segura, respuesta a incidentes y atención de

derechos.

• Restricción de acceso a datos de salud, biométricos, videovigilancia y expedientes laborales.

• Ubicación de monitores de videovigilancia de forma que se evite la exposición innecesaria y acceso

únicamente de gerencia o personal expresamente autorizado.

• Separación lógica y administrativa de la información en el sistema biométrico compartido con otra empresa.

• Revisión periódica de calidad de datos, actualización de contactos, tratamiento de rebotes, bajas y

duplicados en CRM y Brevo.

• Prohibición de conservar bases corporativas en agendas personales, dispositivos no autorizados o cuentas

privadas.

14.2. Medidas técnicas

• Credenciales individuales y controles de acceso diferenciados en Bitrix, ERP, SQL, gestor documental,

Brevo, Google, Multitrabajos y demás sistemas.

• Autenticación reforzada, cuando la plataforma lo permita y de acuerdo con el nivel de riesgo.

• Registro y revisión de accesos o actividades relevantes, especialmente en sistemas que contienen datos

sensibles o financieros.

• Copias de seguridad, recuperación, mantenimiento, actualización y protección de servidores, estaciones y

aplicaciones.

• Cifrado o mecanismos equivalentes de protección durante almacenamiento o transmisión cuando sea

proporcional al riesgo.

• Segregación de ambientes, cuentas y permisos; eliminación segura de soportes; protección contra malware

y accesos no autorizados.

• Revisión de configuraciones, contratos y ubicaciones de alojamiento de servicios SaaS y nube.La exactitud de la información es una responsabilidad compartida. PRECITROL habilitará mecanismos razonables para que los titulares actualicen sus datos y aplicará procesos de depuración, incluyendo la supresión o bloqueo de correos con rebote permanente, contactos duplicados o información sin vigencia.

15. INFORMACIÓN SOBRE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

El portal web de PRECITROL puede utilizar cookies y tecnologías similares para asegurar el funcionamiento del sitio, recordar preferencias, medir tráfico, analizar campañas, gestionar formularios y mostrar publicidad relacionada. Las cookies pueden clasificarse como técnicas o necesarias, analíticas, funcionales y publicitarias.

Las cookies no necesarias deberán activarse únicamente después de obtener la elección del usuario, cuando así lo exija la normativa. El titular podrá aceptar, rechazar o configurar las categorías disponibles y modificar posteriormente su elección. También podrá eliminar cookies desde la configuración de su navegador. La información específica sobre proveedores, duración y finalidad deberá mantenerse actualizada en el aviso o panel de cookies del sitio web.

16. CONTACTO

Para consultas sobre esta Política, tratamientos de datos, ejercicio de derechos o incidentes de privacidad, el titular podrá contactar a PRECITROL mediante el correo marketing@precitrol.com o el teléfono (+593) 2 322

7603.

17. ACTUALIZACIONES, VIGENCIA Y APROBACIÓN

La presente Política será revisada periódicamente y cuando existan cambios relevantes en la normativa, los procesos, sistemas, proveedores o riesgos. Las modificaciones materiales serán comunicadas por medios adecuados y se solicitará un nuevo consentimiento cuando resulte legalmente necesario.

Fecha de elaboración de esta versión: 30 de julio de 2026. La entrada en vigor de la Política se producirá una vez que sea aprobada formalmente por PRECITROL y publicada o comunicada a los titulares.

LUIS ANTONIO SALAZAR AGUIAR

GERENTE GENERAL

PRECITROL S.A